Etiket Mengirim "Email" Khusus untuk Perempuan

Berikut etiket mengirim email yang perlu diikuti perempuan:
* Jangan berlebihan menggunakan tanda baca
Mengungkapkan kekecewaan juga rasa senang melalui tulisan memang akan lebih kuat jika menggunakan tanda baca. Nah, sifat ekspresif memungkinkan perempuan untuk menunjukkan emosinya lewat tulisan melalui tanda baca. Alih-alih menunjukkan emosi, penggunaan tanda baca ini justru menimbulkan kesan berlebihan.

Misalnya, Anda sangat senang karena ide Anda diterima dengan baik oleh atasan atau klien, lalu Anda mengirim surel untuk mengungkapkan terima kasih. Saking senangnya, di ujung surat Anda menuliskan "Terima Kasih Banyak!!!!". Mulai sekarang, hindari hal semacam ini. Lebih baik tuliskan dalam surel, "Saya sangat menghargai perhatian dan masukan dari Bapak/Ibu".

* Jaga intonasi tulisan
Bukan hanya suara yang perlu dijaga intonasinya saat berkomunikasi dengan seseorang, apalagi di tempat kerja. Ketika menulis surel, perhatikan intonasi tulisan Anda apakah bernada netral atau tidak. Sebaiknya jaga intonasi tulisan supaya terdengar netral ketika dibaca lawan bicara. Hindari pilihan kata yang membuat surel Anda terlihat emosional atau kesan lain yang berpotensi menimbulkan ketidaknyamanan.

* Gayanya konsisten
Ada pola tertentu dalam surel yang biasanya menggambarkan pribadi atau bahkan persepsi si pengirim surel. Misalnya, di ujung surel Anda selalu menuliskan "Best" atau "Cheers" atau "Warm regards". Kalau salah satu kata itu yang Anda pilih maka konsisten lah dengan pilihan kata tersebut. Kalau sesekali Anda menulis "Best" lalu lain waktu menulis "Warm regards" ada persepsi lain yang bakal muncul di benak penerima surel.

* Baca situasi
Ini terkait surel di internal tim Anda di kantor dan berlaku untuk karyawan baru. Biasanya atasan, untuk suatu keperluan, mengirim surel dengan melampirkan surel ke beberapa orang. Bisa jadi teman kerja Anda, atau atasan di divisi lain. Nah, kalau menerima surel semacam ini, gunakan gaya tulisan formal yang cenderung konservatf. Baca situasinya dan ikuti gaya tulisan surel mayoritas orang yang terlibat dalam percakapan melalui surel tersebut.

* Cukup sekali tuliskan terima kasih
Menuliskan terima kasih dalam surel penting untuk menunjukkan apresiasi kita terhadap lawan bicara, apalagi jika ada sesuatu yang dilakukannya berarti buat Anda. Meski begitu, jangan pernah berlebihan mengungkapkan terima kasih, baik kepada rekan kerja atau atasan. Kalau Anda mengirim email ke atasan untuk menginformasikan bahwa Anda telah menyelesaikan tugas, akhiri isi surel dengan ucapan terima kasih, misal "Terima kasih atas perhatiannya".

* Hindari minta maaf yang tak perlu
Kalau Anda berkali-kali minta maaf yang sebenarnya tidak perlu dilakukan, Anda sedang membuat kesan bahwa Anda memang melakukan kesalahan. Anda perlu membedakan kata maaf dengan tujuan bersikap sopan, bersahabat, penuh penghargaan dengan ucapan maaf yang menimbulkan kesan bahwa Anda salah atau tidak berkualitas. Jangan pernah meminta maaf kalau Anda sudah melakukan sesuatu dengan baik atau tidak sedang melakukan kesalahan apa pun. Hindari munculnya persepsi keliru di benak lawan bicara Anda karena terlalu berlebihan mengucapkan maaf.

* Kalau minta maaf sertakan alasannya
Kalau Anda melakukan kesalahan dalam pekerjaan dan mengirim surel untuk menjelaskan letak masalahnya, tentunya permintaan maaf menjadi tujuan utamanya. Meski begitu, jangan sekadar minta maaf tanpa menyertakan alasan apa pun. Kalau Anda salah karena tidak melakukan konfirmasi terkait tugas yang diberikan atasan, minta maaf lah dengan menyertakan alasan mengapa Anda melakukan kesalahan tersebut. Apa yang membuat Anda tidak melakukan tugas dengan baik.

* Tuliskan detail di subyek surel
Takkan ada yang memerhatikan apalagi menjadikan surel yang Anda anggap penting kalau subyek surel tidak detail. Tuliskan kata-kata spesifik yang merujuk pada isi surel Anda di subyek surel. Dengan begitu, penerima surel bisa memahami isi surel, setidaknya garis besarnya, dengan membaca subyek surel yang lebih detail tersebut. Misalnya saat diminta melakukan tugas X, dan Anda merasa perintahnya kurang jelas, Anda bertanya kepada atasan melalui surel. Sebaiknya tuliskan ini di subyek surel Anda, "Pertanyaan mengenai tugas X" bukan sekadar menulis "Tanya".

* Tetap profesional
Surel memang menjadi pilihan cara berkomunikasi bahkan dengan rekan kerja dalam tim internal. Kalau gaya komunikasi di tim internal Anda cenderung kasual, biasanya Anda akan menuliskan subyek email yang cenderung kasual bernada santai. Meski begitu Anda harus membedakan gaya komunikasi melalui surel di zona pertemanan dengan kolega. Jangan sampai gaya komunikasi kasual di tim internal Anda terapkan juga kepada kolega atau klien, meski sudah kenal baik. Tetaplah berkomunikasi secara profesional jika sudah menyangkut pihak luar.

* Install "Undo."
Kehati-hatian menjadi penting dalam komunikasi melalui korespondensi digital. Kalau Anda sudah menyiapkan surel dan menyimpannya di draft, cermati lagi apakah sudah cukup baik untuk dikirim. Mengirim surel hanya butuh waktu beberapa detik. Namun jika Anda melakukan kesalahan, efeknya bisa panjang. Karenanya install fungsi "undo" pada akun surel Anda. Jadi kalau Anda tidak yakin mengirimkan surel yang sudah tersimpan di draft, Anda hanya perlu klik undo.