Mantan CEO Google Beberkan Cara Kirim "E-mail" yang Benar

KOMPAS.com — Lewat buku terbarunya berjudul How Google Works, mantan CEO sekaligus executive chairman dari Google, Eric Schmidt, berbagi ilmu cara mengirim surat elektronik atau e-mail secara profesional.

Berikut uraiannya:

1. Merespons dengan cepat
Saran Schmidt, Anda harus membentuk diri sebagai orang yang cepat merespons e-mail. Tak hanya kepada rekan atau klien tertentu, Anda harus merespons e-mail dengan cepat tanpa pandang bulu. "Dengan bersikap cepat tanggap, Anda menciptakan komunikasi yang positif," tulis Schmidt.

2. Ringkas
Hal yang mengejutkan ternyata menulis e-mail dengan singkat dan padat lebih sulit daripada yang panjang. E-mail singkat, menurut Schmidt, berarti Anda menghabiskan lebih banyak waktu berpikir untuk membalas dengan kalimat ringkas.

3. Hapus, hapus, hapus
Schmidt mengingatkan singkatan OHIO (only hold it once), hapus e-mail Anda bila tak penting. "Jika Anda melakukan ini dengan tepat, maka e-mail Anda akan menjadi daftar yang harus dikerjakan dengan isu yang kompleks dan memerlukan pemikiran lebih dalam."

4. LIFO
LIFO adalah singkatan dari last in, first out. Selesaikan e-mail yang ada di bagian atas karena e-mail lama terkadang telah dilihat dan diambil alih oleh orang lain.

5. Pikirkan “ubah rute”
Bukan hanya di jalan, Schmidt menyarankan, untuk Anda memikirkan bagaimana mengalihkan e-mail pada orang yang lebih membutuhkan. "Jangan sampai Anda berpikir kenapa tak saya teruskan e-mail ini ke dia?" terangnya.

6. Jangan berteriak
Maksud Schmidt berteriak adalah menggunakan huruf kapital besar. Jika ingin bernada keras, temui langsung orangnya dan jangan “berteriak” di e-mail, meski terkadang e-mail memang lebih mudah.

8. Buat hal jadi mudah
Untuk bertanya perihal pekerjaan lanjutan atau follow up, Anda dapat mengirim kembali e-mail tersebut ke diri sendiri dan memberi label "Follow up". Cara ini efektif sebagai alarm untuk mengingatkan Anda kembali.

9. Pikirkan masa mendatang
Meneruskan e-mail ke diri sendiri bisa Anda lakukan apabila Anda berpikir e-mail tersebut akan berguna di kemudian hari. Hal lainnya, seperti scan passport, perizinan, dan asuransi kesehatan, juga dapat Anda kirimkan ke e-mail sendiri. Ini berguna untuk waktu darurat.